Lexware – Rechnung nach dem 01.07.2020 mit 19% USt. schreiben

Zum 01.07.2020 wurden die Umsatzsteuersätze von 19% / 7% auf 16% bzw. 5% geändert. Alle Leistungen, die nach dem Stichtag erbracht werden, müssen mit den reduzierten Steuersätzen in Rechnung gestellt werden.

Wir und einige unserer Kunden verwenden zur Rechnungsstellung die Software Lexware professional 2020 bzw. Lexware Warenwirtschaft pro. Ende Juni kam das Update auf die Version 20.05. Mit dieser Version ist es nun möglich, Rechnungen mit den reduzierten Steuersätzen zu schreiben. Für die Installation des Updates sollten Sie ca. eine Stunde einplanen (je nach Größe Ihrer Datenbank). Im Normalfall werden Sie mit den bekannten Assistenten durch die Installation geführt.

Wenn Sie nun nach dem 01.07.2020 eine Rechnung schreiben, werden automatisch die reduzierten Steuersätze verwendet.

In vielen Betrieben ist es aber üblich, dass Leistungen oder Lieferungen monatlich rückwirkend abgerechnet werden. Sie schreiben also Anfang Juli auch noch Rechnungen, die sich auf Juni oder frühere Zeiträume beziehen. Leider hat Lexware diese Fälle in unseren Augen nicht optimal gelöst. Um Rechnungen mit den alten Steuersätzen zu schreiben, müssen Sie das „RG-Datum“ auf den 30.06. oder früher setzen. Die reine Änderung des „Lieferdatum“ hat KEINE Auswirkung auf die Wahl des Steuersatzes!

Problematik beim Duplizieren von Rechnungen

Oftmals werden frühere Rechnung dupliziert. Lexware fragt dann nach, ob der MwSt-Satz aktualisiert werden soll:

Wenn Sie hier „Ja“ auswählen, bleiben die Nettobeträge der Rechnungspositionen gleich und es werden automatisch 16% bzw. 5% Umsatzsteuer erhoben.

Sollten Sie Aufträge abrechnen wollen, die Sie vor dem 01.07.2020 ausgeführt haben, müssen Sie in diesem Dialog „Nein“ auswählen.

ACHTUNG: als „RG-Datum“ wird nun automatisch der 01.01.2007 eingesetzt! Dies ist aus unserer Sicht ein Softwarefehler, welcher hoffentlich zeitnah von Lexware behoben wird.

Wenn Sie nun ein „RG-Datum“ vor dem 01.07.2020 eintragen, können Sie auch duplizierte Rechnungen mit den alten Steuersätzen schreiben.

Fortlaufende Rechnungsnummern stimmen nicht mehr chronologisch mit dem Rechnungsdatum überein – Aktennotiz empfehlenswert

Sobald Sie im Juli 2020 oder später mit Lexware pro / Warenwirtschaft pro noch Rechnungen für Aufträge/Lieferungen mit den alten Steuersätzen schreiben, stimmen durch die manuelle Änderung des „RG-Datums“ Ihre fortlaufenden Rechnungsnummern nicht mehr chronologisch mit dem Rechnungsdatum überein. Wir sind keine Steuerberater und können entsprechend keine Rechtsberatung geben. Aus unserer Sicht gibt es im Umsatzsteuerrecht keine Verpflichtung, dass die fortlaufenden Rechnungsnummern in einem chronologischen Zusammenhang mit dem Rechnungsdatum stehen müssen.

Wir sehen aber evtl. Diskussionsbedarf, bei späteren Betriebsprüfungen. Es ist einfach ungewöhnlich, wenn zum Beispiel

Rechnungsnummer 100               Rechnungsdatum 02.07.2020

Rechnungsnummer 101                Rechnungsdatum 30.06.2020

in den Unterlagen liegen. Zur Dokumentation der Problematik haben wir eine formlose Aktennotiz angefertigt und damit den momentanen Prozessablauf dokumentiert. Diese Aktennotiz haben wir an unseren Steuerberater zur Ablage in unserer Akte weitergegeben. Somit kann auch in einigen Jahren noch nachvollzogen werden, wie es zu Abweichungen bei Rechnungsnummer / -datum gekommen ist.

Ihre Software hat Probleme mit der USt.-Umstellung?

Unser Schwerpunkt liegt nicht im Vertrieb der Lexware Produkte. Concept-BR e. K. entwickelt primär eigenständige Softwarelösungen bzw. schafft Schnittstellen oder Erweiterungen für bestehende Programme. Weitere Informationen zum Thema Softwareentwicklung finden Sie auf unserer Homepage unter: https://www.concept-br.de/software/softwareentwicklung